Thomas Davenport definió un proceso de negocios como las actividades que forman un órden específico de trabajo a lo largo del tiempo y del espacio, con un comienzo, un final, y unas entradas y salidas claramente definidas: Una estructura para la acción.

Este proceso tiene como finalidad producir el valor que entregamos a nuestros clientes, con los parámetros de tiempo y forma que ellos requieren; y en base a las determinaciones de nuestra estrategia como organización.

Otros autores, suelen llamar al proceso de negocios como modelo operativo, o modelo de operaciones.

El software de gestión debe recolectar permanentemente datos relevantes  del funcionamiento del proceso, con los cuales debe generar información destinada a aquellas personas que deciden sobre su funcionamiento.

Este circuito de Datos, Información, y Acción debe estar plenamente ajustado para que produzca beneficios en la organización. Demoras, Imprecisiones, Errores provocan ineficiencias que se pueden pagar caro.

Este ajuste entre proceso de negocios y software de gestión debe cuidarse especialmente, en el proceso de selección de la tecnología a utilizar, pero tambien se debe contemplar durante toda la vida útil del software instalado.

Solemos observar que, en muchas ocaciones, se produce un cambio en la forma de operar que no se refleja adecuadamente en el software, o bien porque el proveedor del software no esta dispuesto a realizar la modificación, o porque la empresa no puede asumir el costo de dicho cambio, lo cual termina con la determinación de un proceso que es la resultante del cambio requerido por la estrategia, y las restricciones existentes en el software utilizado.

Puede ocurrir que cuando se instaló el software, comercializabamos los productos por medio de distribuidores, y luego comenzamos a hacerlo por medio de supermercados, con sus distintas bocas de expendio, situación que requiere una serie distinta de datos que antes no eran relevantes.

La acumulación de estas situaciones a lo largo del tiempo producen una divergencia importante entre proceso de negocios y software de gestión. Llegada esta situación, nos encontramos en el momento de replantearnos la tecnología utilizada.

Para terminar; es de vital importancia que exista una importante ajuste entre las actividades que se realizan en el proceso de negocios y las funciones del software de gestión que utilizamos para su administración. De no ser así nos vemos obligados a la realización de una serie de tareas que reduzcan esa divergencia, con su correspondiente pérdida de eficiencia.